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辦公用品管理辦法(辦公用品管理辦法 各部門提需求采購)

辦公用品管理辦法

第一條 為規(guī)范公司辦公用品管理,滿足各部門工作需要,杜絕鋪張浪費,提高資源使用效率,特制定本辦法。

第二條 主要范圍

公司所有辦公用品的計劃、采購、領(lǐng)用、出庫、盤點及報廢等管理。

第三條 主要職責

(一) 綜合財務(wù)部:

負責公司辦公用品的預(yù)算計劃、采購、分發(fā)、保管等歸口管理。負責固定資產(chǎn)的核算、財務(wù)臺賬管理。

(二)各部門:

負責本部門辦公用品的計劃申報、領(lǐng)用、保管。

第四條 內(nèi)容和要求

(一) 種類

1. 消耗品:辦公用紙、硒鼓、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、釘書針、曲別針、橡皮筋、筆記本、會議記錄本、復(fù)寫紙、卷宗、標簽、便箋紙、信紙、信封、夾子、原子筆、鉛筆、橡皮擦、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、電池,插線板、計算器、文具盒、文件夾、文件框、工作臺歷,剪刀、裁紙刀、削筆刀、釘書機、打孔機、旗幟、印泥,等等。

2.日常用品:紙杯、飲用水、茶葉、紙巾,等等。

3.清潔用品:掃把、拖把、抹布、清潔液、除塵設(shè)備,等等

4.辦公家具:辦公桌、會議桌、坐椅、沙發(fā)、茶機、文件柜、檔案柜、書架書柜、報刊雜志架、飲水機、衣柜衣架、煙灰缸、燈具、門鎖,等等。

5.辦公設(shè)備:計算機、傳真機、電話、打印機、復(fù)印機、U盤、錄音筆、碎紙機、掃描儀、照像機、攝像機等。

6.辦公書籍:辦公必備圖書資料,專業(yè)雜志、報刊。

(二)計劃

1.辦公用品預(yù)算由綜合財務(wù)部根據(jù)公司日常辦公需要,并調(diào)查、了解各階段業(yè)務(wù)活動需求后,制訂辦公用品年度預(yù)算。

2.各部門根據(jù)綜合財務(wù)部要求進行保供用品計劃申報,由綜合財務(wù)部匯總后,報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.專業(yè)雜志、報刊、圖書資料訂購,各部門在年末報計劃,公司領(lǐng)導(dǎo)需求計劃由綜合財務(wù)部制訂,綜合財務(wù)部匯總后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

(三)采購

1.辦公文具用品采用多渠道詢價、比價采購方式,以優(yōu)質(zhì)、低價為主要考量。

2.價值在2000元以上的辦公用品(如計算機、復(fù)印機、電視機、辦公家具等)參照《固定資產(chǎn)管理辦法》執(zhí)行。

(四)入庫與保管

1. 收到辦公用品后,經(jīng)辦人要按照訂貨單進行驗收,核對后入庫。

2.所有入庫、領(lǐng)出辦公用品均需填寫庫存臺帳,對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減,掌握庫存量。

3.辦公用品用文件柜等進行保管,實行防鼠防蟲防霉等保護措施,經(jīng)常整理與清掃。

(五)領(lǐng)用與發(fā)放

1.各部門按審核后的申報計劃進行領(lǐng)用。

2.綜合財務(wù)部在辦公用品做好入庫登記后按各部門申報計劃進行及時發(fā)放。

3.綜合財務(wù)部根據(jù)辦公用品預(yù)算使用情況,采購、發(fā)放辦公用品并做好單價、總金額計算等臺帳記錄。如需作特殊處理(如急用等)請在“備注”欄詳細標明,否則作為日常需求處理。

(六)報廢

各部室辦公用品無使用價值做報廢處理時,在報廢處理。表上填寫詳細信息并說明報廢處理的其他有關(guān)事項,經(jīng)征詢相關(guān)部室意見后,辦公室對報廢物品做出價值評估,決定是否報廢,并做好登記。

(七)盤點

1.季度盤點:綜合財務(wù)部每季度對辦公用品倉庫、臺賬進行盤點。

2.年度盤點:由綜合財務(wù)部負責,盤點要求做到賬物一致,如果不一致查找原因,然后調(diào)整臺賬,直至賬物相符。

第五條 本辦法由綜合財務(wù)部負責解釋。

第六條 本辦法自發(fā)文之日起開始實施。

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