隨著企業(yè)的發(fā)展，文件越積越多，不僅占用大量的空間面積，難以管理，而且尋找文件起來大費周折。所以，很多企業(yè)為了順應(yīng)時代的發(fā)展步伐，學(xué)會借助，它是通過利用信息化技術(shù)幫助企業(yè)管理各類信息，可以移除對龐大的文件柜，甚至是填充有文書工作的單獨房間的需求，從而釋放寶貴的空間以便以更高效的方式使用。 同時，利用無紙化辦公系統(tǒng)只需點擊幾下即可訪問文件，可以在不同地點之間傳輸文檔也可以保存。然而，面對龐大的無紙化辦公系統(tǒng)市場，例如企微云、泛微等比較大的供應(yīng)商?？墒?，企業(yè)們應(yīng)該如何有效的選擇呢？下面，給大家普及下這方面的相關(guān)知識吧。
一、基于實際需求
首先，選擇無紙化辦公系統(tǒng)需要緊緊依靠著企業(yè)實際發(fā)展需求，即對無紙化辦公系統(tǒng)的渴望程度，及是否以在企業(yè)進(jìn)行宣導(dǎo)且明白了它對企業(yè)的作用及意義，只有這樣才能進(jìn)行有效的選擇，才能使所選擇的無紙化辦公系統(tǒng)適合企業(yè)的當(dāng)前發(fā)展。
二、功能
1、基本功能
（1）能夠支持將文件存儲在常規(guī)Windows文件夾中的無紙化解決方案；
（2）能夠評估企業(yè)的日常任務(wù)，并確保軟件具有解決每項任務(wù)的無紙功能。
（3）有效的無紙化辦公系統(tǒng)可以將文件放入數(shù)據(jù)庫中，并且良好的無紙化辦公軟件將能為企業(yè)提供簡單的方法來處理所有與文件相關(guān)的任務(wù)，如PDF合并/拆分，文件預(yù)覽，智能文件命名，標(biāo)準(zhǔn)化文件夾布局，內(nèi)置搜索等，具有滿足日常需求的功能等。
2、操作性
使用無紙化辦公系統(tǒng)目的就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)員工的搜索、共享，從而提高工作效率。所以，無紙化辦公系統(tǒng)的操作應(yīng)該是簡單明了，不需要員工接受一系列的培訓(xùn)就可以上手使用的。 另外，無紙化辦公系統(tǒng)的的訪問權(quán)限也是需要重視的，所以要求所選擇的系統(tǒng)可以由企業(yè)自行設(shè)置閱讀、訪問權(quán)限。這樣不僅可以確保文件被有序管理，也可以防止機(jī)密文件的泄漏，給企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。
3、安全性
選擇的無紙化辦公系統(tǒng)安全性是最重要的?？梢哉f保存的安全性始終是企業(yè)的首要任務(wù)，如前所述，對信息的訪問可以限制在需要它的人身上，并且數(shù)據(jù)不會被意外或惡意地丟失。有關(guān)誰可以訪問什么內(nèi)容和何時訪問的完整信息，可以在需要解決的任何問題時留下可以遵循跟蹤的痕跡。
三、兼容性
企業(yè)在發(fā)展過程中，不可能只使用一種辦公系統(tǒng)。所以所選擇的無紙辦公軟件確保與使用的所有其他軟件兼容，共同為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)力量。
四、預(yù)算的預(yù)估
要知道，轉(zhuǎn)換到無紙化辦公室需要多少費用？所涉及的一些費用最初可能并不明顯; 例如，是否需要重新員工以遵循新程序？是否期望對無紙化轉(zhuǎn)換產(chǎn)生阻力？是否需要更新服務(wù)器還是增加存儲空間？是否考慮過您的備份策略？等等，只有綜合考慮到這些才能夠進(jìn)行有效的選擇。 總而言之，使用系統(tǒng)可以提高生產(chǎn)率和節(jié)省成本，可以幫助企業(yè)快速從一個裝滿紙張的辦公室過渡到一個感覺非常精簡和現(xiàn)代化的辦公室。但是，這一切的結(jié)果都來源于選擇合適的無紙化辦公系統(tǒng)。
最后總結(jié)下，企業(yè)在推進(jìn)無紙化辦公系統(tǒng)，能夠有效降低企業(yè)人力資源的開支。很多企業(yè)都會在各個部門配置復(fù)印室，而實現(xiàn)無紙化辦公之后，電子文件的處理上就能有效節(jié)約大量的人力與空間。同時，由于無紙化辦公替代紙質(zhì)文件，在一定程度上降低了企業(yè)的辦公耗材費用，為企業(yè)的發(fā)展節(jié)約了成本，而且還降低了耗材的消耗。
同時，無紙化辦公系統(tǒng)的建設(shè)符合我國提倡的低碳發(fā)展戰(zhàn)略，有效減少辦公過程中污染物的產(chǎn)生與排放。其中，無紙化辦系統(tǒng)的建設(shè)是實現(xiàn)低碳辦公的最佳有效途徑，在具體辦公過程中不僅有效節(jié)約了紙張制造的原材料，而且還避免了因造紙過程中對環(huán)境所產(chǎn)生的污染。此外，在紙質(zhì)文件的打印過程中，所用到的碳粉或油墨等材料也會對環(huán)境造成一定的污染。因此，在企業(yè)中推進(jìn)無紙化系統(tǒng)的建設(shè)，實現(xiàn)了節(jié)能低碳與保護(hù)環(huán)境的效果，也節(jié)約了人工和材料成本，一舉兩得，實現(xiàn)雙贏。
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