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以國有跨國工程企業(yè)為例淺析組織人事管理系統(tǒng)的開發(fā)與探索

以國有跨國工程企業(yè)為例淺析組織人事管理系統(tǒng)的開發(fā)與探索

作者:唐家樂

[摘要]從企業(yè)CSF(關(guān)鍵成功因素)分析來看,國有跨國工程企業(yè)的關(guān)鍵成功因素之一是人力資源的科學(xué)管理。由于工程企業(yè)存在管理項(xiàng)目多、項(xiàng)目人員雜、人員流動(dòng)大等特點(diǎn),人力資源管理是企業(yè)管理上的難點(diǎn)也是重點(diǎn);再加之國有企業(yè)實(shí)行黨管干部原則,在人力管理上區(qū)別于一般企業(yè),對(duì)管理要求更加嚴(yán)格。因此能否有效利用管理信息系統(tǒng)(MIS)提高企業(yè)組織人事管理的科學(xué)有效性,是企業(yè)提高人事管理水平、增強(qiáng)人力管理效能、提高企業(yè)核心競爭力、促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵成功因素。本文重點(diǎn)討論組織人事管理系統(tǒng)開發(fā)工作中的規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、運(yùn)行與維護(hù),四大環(huán)節(jié)。

[關(guān)鍵詞]工程企業(yè) 信息系統(tǒng) 組織人事 關(guān)鍵

一、運(yùn)用SWOT分析法分析國有跨國工程企業(yè)組織人事管理系統(tǒng)規(guī)劃內(nèi)容

所謂SWOT分析,即基于內(nèi)外部競爭環(huán)境和競爭條件下的態(tài)勢(shì)分析,就是將與研究對(duì)象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和外部的機(jī)會(huì)和威脅等,通過調(diào)查列舉出來,并依照矩陣形式排列,然后用系統(tǒng)分析的思想,把各種因素相互匹配起來加以分析,從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論,而結(jié)論通常帶有一定的決策性。[1]

(一)從國有跨國工程企業(yè)的外部機(jī)會(huì)分析組織人事管理系統(tǒng)規(guī)劃

1979年7月15日,中國邁開了改革開放的歷史性腳步,一大批國有企業(yè)迎著改革開放的春風(fēng),走出去,在世界舞臺(tái)展現(xiàn)中國風(fēng)采;隨著中國加入世界貿(mào)易組織和“一帶一路”的發(fā)展,國內(nèi)企業(yè),特別是工程建設(shè)領(lǐng)域的企業(yè)在世界各地彰顯著中國基礎(chǔ)建設(shè)領(lǐng)域的傲人水準(zhǔn)。國有跨國企業(yè)在工程建設(shè)領(lǐng)域特別是基礎(chǔ)建設(shè)領(lǐng)域所取得的成績?yōu)閲衅髽I(yè)走出去和深入開拓國外市場贏得了較好的口碑;另外也在市場運(yùn)作、企業(yè)管理、施工建設(shè)等方面積累了寶貴經(jīng)驗(yàn),對(duì)于下一步“三去一降一補(bǔ)”,提高企業(yè)發(fā)展質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

在組織人事管理系統(tǒng)開發(fā)方面,由于企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性和長久性,對(duì)組織人事系統(tǒng)的開發(fā)有較好的外部環(huán)境,有利于規(guī)模較大、穩(wěn)定性更高、專業(yè)性更強(qiáng)的系統(tǒng)開發(fā)。

(二)從國有跨國工程企業(yè)的外部威脅分析組織人事管理系統(tǒng)規(guī)劃

當(dāng)前由于“新型冠狀病毒”的流行,對(duì)跨國企業(yè),特別是國有跨國工程企業(yè)產(chǎn)生了巨大影響。由于國有跨國工程企業(yè)多屬于勞動(dòng)力密集型的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)企業(yè),其用工人數(shù)多、人員流動(dòng)大受疫情影響很大。當(dāng)前的疫情對(duì)企業(yè)用工的影響考慮經(jīng)濟(jì)波動(dòng)屬于周期性影響,不會(huì)長時(shí)間存在,對(duì)于企業(yè)修煉內(nèi)功實(shí)際是個(gè)很好的時(shí)機(jī),可以充分利用企業(yè)管理人員的時(shí)間成本,對(duì)于開發(fā)組織人事管理系統(tǒng)是有利的。

對(duì)于國有跨國企業(yè)組織人事系統(tǒng)開發(fā)的長期外部威脅是企業(yè)所處國家的政治、宗教、人文、歷史等因素。這些問題是由于地緣天然形成的,對(duì)于系統(tǒng)成功開發(fā)和成功應(yīng)用具有很大的挑戰(zhàn)。

(三)從國有跨國工程企業(yè)的內(nèi)部優(yōu)勢(shì)分析組織人事管理系統(tǒng)規(guī)劃

國有跨國企業(yè)的內(nèi)部優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在經(jīng)驗(yàn)積累上,很多企業(yè)在國外市場開發(fā)上已經(jīng)積累了幾十年的工作經(jīng)驗(yàn),具有較為明顯的優(yōu)勢(shì);另外還有企業(yè)具有較好的信譽(yù),主要表現(xiàn)在國家的政策支持和企業(yè)自身的資金、人員、發(fā)展等的穩(wěn)定性,對(duì)于開發(fā)組織人事管理系統(tǒng),特別是專業(yè)性強(qiáng)、規(guī)模較大、穩(wěn)定性強(qiáng)、理念革新較快的組織人事管理系統(tǒng)是有利的。

(四)從國有跨國工程企業(yè)的內(nèi)部劣勢(shì)分析組織人事管理系統(tǒng)規(guī)劃

國有跨國工程企業(yè)由于其管理工程較多、人員人數(shù)較多、人員流動(dòng)較大、人員的綜合素質(zhì)等原因,對(duì)組織人事系統(tǒng)開發(fā)的要求較高,主要體現(xiàn)在靈活性、安全性、穩(wěn)定性、可操作和實(shí)用性等方面。在下文筆者將重點(diǎn)分析。

二、聚焦核心業(yè)務(wù)流程分析國有跨國工程企業(yè)組織人事管理系統(tǒng)的功能定位

組織人事系統(tǒng)從整體架構(gòu)來看,按照便于管理的理念來分析,主要包括兩個(gè)并列層,即組工干部層和行政人事兩個(gè)并列層。而人事系統(tǒng)按照一般員工管理和干部管理,應(yīng)分別嵌入在行政人事層和組工干部層。從員工個(gè)體來講,一名員工從招聘入職到最后離職,要經(jīng)歷的主要流程大體相當(dāng),只不過在干部管理上牽扯到干部的選拔,任用和晉升等。因此,干部管理環(huán)節(jié)是交織在員工管理的整個(gè)流程中的,并非單獨(dú)分出來,另成系統(tǒng)。因此筆者認(rèn)為,在組織人事系統(tǒng)搭建中應(yīng)聚焦人事管理的主流程,即招聘、入職、試用、培訓(xùn)、考評(píng)、調(diào)整、離職等七大環(huán)節(jié)。其中干部管理從考評(píng)、調(diào)整開始分支,終又以試用為起點(diǎn),回歸主流程。

實(shí)際中,以上七大環(huán)節(jié)屬于組織人事工作的骨干。筆者認(rèn)為人力資源管理中的“六大模塊”與其的關(guān)系如同血肉與骨架,在之后筆者將詳細(xì)介紹。[2]

在國有跨國企業(yè)的組織人事系統(tǒng)的功能定位上除了要包含上述流程外,還需考慮企業(yè)海外經(jīng)營和所管項(xiàng)目存續(xù)兩方面。

一是要考慮好海外經(jīng)營業(yè)務(wù)板塊,在系統(tǒng)功能定位上要兼具外國語言操作界面,安全訪問權(quán)限設(shè)定和不同文化元素,并考慮當(dāng)?shù)胤烧叩鹊?。筆者認(rèn)為對(duì)于國外干部人員管理系統(tǒng)的操作上要特別注意系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性和保密性,在重要信息錄入時(shí)可以使用紙質(zhì)加密在國內(nèi)錄入,在訪問權(quán)限上可以在國外訪問基本信息。

二是要考慮好所管理項(xiàng)目的存續(xù),在系統(tǒng)功能定位上要利于在主系統(tǒng)下建立和撤銷項(xiàng)目管理子系統(tǒng)。子系統(tǒng)的建立要考慮好項(xiàng)目新建與項(xiàng)目結(jié)束后人事資料留存;同時(shí)在操作系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)上盡量采用視窗操作,避免復(fù)雜的程序輸入等,以建立用戶友好型操作系統(tǒng)界面為目標(biāo)。另外,如果能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)使用者可以根據(jù)需要自行建立和撤銷項(xiàng)目子系統(tǒng),那么將大大提高集團(tuán)化公司使用管理信息系統(tǒng)的效能。

三、通過綜合分析研判探索國有跨國工程企業(yè)組織人事管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作

U/C矩陣是企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法 (Business System Planning, 簡稱BSP) ,字母U (use) 和C (creat) 來表示過程對(duì)數(shù)據(jù)類的使用和產(chǎn)生。

(一)國有跨國工程企業(yè)組織人事系統(tǒng)的U/C矩陣

按照本文開始所介紹的國有跨國工程企業(yè)組織人事管理系統(tǒng)招聘、入職、試用、培訓(xùn)、考評(píng)、調(diào)整、離職等七大環(huán)節(jié),在U/C矩陣設(shè)計(jì)中設(shè)定7個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域。該7個(gè)領(lǐng)域按照人力資源管理各具體內(nèi)容,列支各數(shù)據(jù)項(xiàng)目。按照U/C矩陣的設(shè)計(jì)方式,該7個(gè)領(lǐng)域有的使用數(shù)據(jù),用U表示過程環(huán)節(jié)中使用數(shù)據(jù);有的產(chǎn)生數(shù)據(jù),用C表示過程環(huán)節(jié)中產(chǎn)生數(shù)據(jù)。表中設(shè)置了C及U的統(tǒng)計(jì)數(shù)目,為了方便之后對(duì)劃分子系統(tǒng),提供數(shù)據(jù)支持。(具體如圖表1)

以國有跨國工程企業(yè)為例淺析組織人事管理系統(tǒng)的開發(fā)與探索

(二)U/C矩陣正確性檢驗(yàn)的三個(gè)方面

1.完備性檢驗(yàn)。這是指每一個(gè)數(shù)據(jù)類必須有一個(gè)產(chǎn)生者 (即“C”) 和至少有一個(gè)使用者 (即“U”) ;每個(gè)功能必須產(chǎn)生或者使用數(shù)據(jù)類。否則這個(gè)U/C矩陣是不完備的。

2.一致性檢驗(yàn)。這是指每一個(gè)數(shù)據(jù)類僅有一個(gè)產(chǎn)生者, 即在矩陣中每個(gè)數(shù)據(jù)類只有一個(gè)“C”。如果有多個(gè)產(chǎn)生者的情況出現(xiàn), 則會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象。

3.無冗余性檢驗(yàn)。這是指每一行或每一列必須有“U”或“C”, 即不允許有空行空列。若存在空行空列, 則說明該功能或數(shù)據(jù)的劃分是沒有必要[3]

本文描述U/C矩陣正確性檢驗(yàn)規(guī)則,旨在為接下來的優(yōu)化工作提供理論支持。

通過正確性分析國有跨國工程企業(yè)組織人事系統(tǒng)可優(yōu)化方向

1.根據(jù)完備性檢驗(yàn):評(píng)先選優(yōu)、離職、辭退、退休,四項(xiàng)為不完備項(xiàng)。

2.根據(jù)一致性檢驗(yàn):面試公告、面試測(cè)試、入職手續(xù)、崗位培訓(xùn)、評(píng)先選優(yōu)、職稱評(píng)定、崗位調(diào)整、職級(jí)調(diào)整、薪酬調(diào)整、離職、辭退、退休為不一致項(xiàng)。

3.根據(jù)無冗余性檢驗(yàn):評(píng)先選優(yōu)、職稱評(píng)定、崗位調(diào)整、職級(jí)調(diào)整、薪酬調(diào)整、離職、辭退、退休為榮譽(yù)項(xiàng)。

經(jīng)過檢驗(yàn)后,圖表1可以優(yōu)化為圖表2(具體見圖表2)

以國有跨國工程企業(yè)為例淺析組織人事管理系統(tǒng)的開發(fā)與探索

(三)優(yōu)化后子系統(tǒng)劃分

根據(jù)U/C矩陣子系統(tǒng)劃分原理,可將圖表劃分為三個(gè)子系統(tǒng),如藍(lán)框劃分,按照業(yè)務(wù)域可將“招聘”、“入職”、“試用”列劃分為子系統(tǒng)1;將“培訓(xùn)”列單獨(dú)劃分為1個(gè)子系統(tǒng);將“考評(píng)”、“調(diào)整”、“離崗”列劃分為一個(gè)子系統(tǒng)。

按照系統(tǒng)性原則考慮國有跨國工程企業(yè)組織人事管理系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)

企業(yè)的信息管理系統(tǒng)的運(yùn)營與維護(hù)是一個(gè)長期過程,需要考慮系統(tǒng)的升級(jí)換代也要考慮系統(tǒng)用戶的功能拓展,還要考慮系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性等。所以作為企業(yè)方,應(yīng)從長遠(yuǎn)角度考慮好管理信息系統(tǒng)的使用情況,包括業(yè)務(wù)拓展、安全、可操作性等。而從管理系統(tǒng)的開發(fā)角度,應(yīng)在設(shè)計(jì)通用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上能夠嵌入適合不同企業(yè)的特色模塊,這對(duì)于系統(tǒng)開發(fā)來講是占領(lǐng)市場的有效戰(zhàn)略,另外也要注意到系統(tǒng)使用的安全保密性。對(duì)于企業(yè)來講人力資源系統(tǒng)同財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)一樣,涉及企業(yè)的核心商業(yè)機(jī)密,如果系統(tǒng)資源大量外漏,對(duì)企業(yè)的經(jīng)營來講是非常致命的。綜上考慮,筆者認(rèn)為對(duì)于管理系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù),要考慮到各方利益,采取共贏戰(zhàn)略,合理設(shè)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)的周期、費(fèi)用等。

四、按照系統(tǒng)性原則考慮國有跨國工程企業(yè)組織人事管理系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)

企業(yè)的信息管理系統(tǒng)的運(yùn)營與維護(hù)是一個(gè)長期過程,需要考慮系統(tǒng)的升級(jí)換代也要考慮系統(tǒng)用戶的功能拓展,還要考慮系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性等。所以作為企業(yè)方,應(yīng)從長遠(yuǎn)角度考慮好管理信息系統(tǒng)的使用情況,包括業(yè)務(wù)拓展、安全、可操作性等。而從管理系統(tǒng)的開發(fā)角度,應(yīng)在設(shè)計(jì)通用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上能夠嵌入適合不同企業(yè)的特色模塊,這對(duì)于系統(tǒng)開發(fā)來講是占領(lǐng)市場的有效戰(zhàn)略,另外也要注意到系統(tǒng)使用的安全保密性。對(duì)于企業(yè)來講人力資源系統(tǒng)同財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)一樣,涉及企業(yè)的核心商業(yè)機(jī)密,如果系統(tǒng)資源大量外漏,對(duì)企業(yè)的經(jīng)營來講是非常致命的。綜上考慮,筆者認(rèn)為對(duì)于管理系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù),要考慮到各方利益,采取共贏戰(zhàn)略,合理設(shè)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)的周期、費(fèi)用等。

參考文獻(xiàn)

[1]SWOT分析法[DB/OL].百度百科

[2]人力資源管理六大模塊[DB/OL].百度百科

[3]王永生 盧金鐘 基于U/C矩陣分層分析方法的高校信息標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)研究——以內(nèi)蒙古自治區(qū)某本科院校為例 [A].內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)1001-5167(2016)04-0011-01

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