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流程的全生命周期管理,你了解多少?(流程全生命周期管理幾個(gè)階段)

導(dǎo)語

傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式是基于亞當(dāng)斯密的分工理論形成的, 在市場(chǎng)需求多樣化, 迫使企業(yè)應(yīng)具有較高柔性的今天, 傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的商業(yè)規(guī)則與“科層制”管理模式就顯得更僵化。為了適應(yīng)以“顧客、競(jìng)爭(zhēng)和變化”為特征的外部環(huán)境, 傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式的局限性日漸突出。在當(dāng)今貿(mào)易環(huán)境復(fù)雜多變的背景下,企業(yè)將不得不面臨全球一體化的競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn),很多企業(yè)發(fā)展的瓶頸在于管理水平的低下,發(fā)展的瓶頸在于管理,而管理水平的提高需要企業(yè)構(gòu)建新的管理模式,流程的全生命周期管理應(yīng)運(yùn)而生。

介紹

隨著企業(yè)自身管理水平和風(fēng)險(xiǎn)管控要求的不斷提升,如今管理人員不僅需要了解企業(yè)哪些方面存在問題,更需要了解快速定位在哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,此時(shí)運(yùn)用流程的全生命周期管理,可促進(jìn)更為成熟的管理體系的形成,最終形成閉環(huán)管理的全過程。

流程的全生命周期管理(Process Lifecycle Management, PLM),是從部門內(nèi)部最初的流程需求管理開始,經(jīng)過流程設(shè)計(jì)、流程初評(píng)審、流程修改、流程評(píng)審,到流程決策審批、發(fā)布、培訓(xùn)、實(shí)施,再經(jīng)過流程監(jiān)控與評(píng)估,對(duì)流程進(jìn)行逐步改進(jìn)與優(yōu)化,形成整個(gè)企業(yè)的體系制度。

基本思路框架

01

基本思路

既要符合企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)要求,又要具有一定的前瞻性;既要考慮部門內(nèi)部業(yè)務(wù)開展實(shí)際,又要滿足跨部門業(yè)務(wù)開展的暢通;既要考慮企業(yè)內(nèi)部管理的需求,又要考慮企業(yè)外部客戶的感受。

02

基本方法

從企業(yè)的整體目標(biāo)出發(fā),基于企業(yè)價(jià)值鏈管理,可運(yùn)用自上而下、自下而上或自上而下與自下而上相結(jié)合的方法,從部門內(nèi)流程設(shè)計(jì)到跨部門流程的整合,采用先進(jìn)的信息化等手段,最終形成企業(yè)流程體系。

自上而下,是指從公司整體出發(fā),全面分析企業(yè)涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù),劃分業(yè)務(wù)板塊,再由各相應(yīng)部門按照全生命周期的步驟進(jìn)行流程的設(shè)計(jì)。

自下而上,是指由主要部門牽頭,相關(guān)部門輔助配合,從企業(yè)各單位的分子流程梳理開始,到最終匯總形成企業(yè)整體流程框架的過程。

03

操作流程

流程的全生命周期管理,你了解多少?(流程全生命周期管理幾個(gè)階段)

圖:流程全生命周期圖

·流程需求:從部門內(nèi)部最初的流程需求管理開始;

·流程設(shè)計(jì):對(duì)企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程,進(jìn)行調(diào)研分析、組織診斷,根據(jù)訪談內(nèi)容,結(jié)合實(shí)際操作,設(shè)計(jì)流程;

·流程初評(píng)審:流程設(shè)計(jì)后,組織對(duì)設(shè)計(jì)的流程進(jìn)行初步評(píng)審,判別流程設(shè)計(jì)是否存在漏洞或不暢環(huán)節(jié)、識(shí)別是否符合公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)及發(fā)展,是主要流程還是輔助流程;

·流程修改:根據(jù)流程初評(píng)審后的反饋意見,進(jìn)行流程修改,使之更加符合工作實(shí)際;

·流程評(píng)審:流程評(píng)審對(duì)修改調(diào)整后的流程進(jìn)行再次評(píng)審,確保流程準(zhǔn)確無誤;

·流程決策審批:高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于流程發(fā)布做出決策審批,為下一步流程發(fā)布奠定基礎(chǔ);

·流程發(fā)布:在制度文件和組織的辦公系統(tǒng)上發(fā)布流程,傳遞流程相關(guān)信息內(nèi)容;

·流程培訓(xùn):通過員工的流程培訓(xùn),內(nèi)部推廣新的流程操作,可在工作中統(tǒng)一操作流程規(guī)范,使其工作質(zhì)量和工作效率不斷提高;

·流程實(shí)施:經(jīng)培訓(xùn)后,組織內(nèi)部開始實(shí)施流程,試運(yùn)行流程過程中,檢驗(yàn)流程設(shè)計(jì)的流暢度與科學(xué)性;

·流程監(jiān)控與評(píng)估:結(jié)合流程實(shí)施,開展流程研討會(huì)等方式進(jìn)行流程監(jiān)控與評(píng)估高效,可高效識(shí)別出流程設(shè)計(jì)中不合理之處,為下一步流程改進(jìn)與優(yōu)化提供借鑒指導(dǎo)作用;

·流程改進(jìn)與優(yōu)化:流程經(jīng)過培訓(xùn)、實(shí)施、監(jiān)控后,結(jié)合實(shí)踐過程中發(fā)現(xiàn)的問題與不足,對(duì)各部門的流程進(jìn)行整合,不同部門間相關(guān)業(yè)務(wù)使用一套流程,削除冗余流程,形成各級(jí)流程相互承接、相互匹配的良好狀態(tài)。

·最后,在各部門配合下進(jìn)行流程的優(yōu)化、找出癥結(jié)并完善后,形成整個(gè)企業(yè)的體系制度。

案例分析

接下來我們以某公司流程生命周期管理為例,詳訴相關(guān)過程。

流程的全生命周期管理,你了解多少?(流程全生命周期管理幾個(gè)階段)

結(jié)語

(一) 案例背景

某公司根據(jù)集團(tuán)流程管理的工作、提升活動(dòng)的要求,由公司戰(zhàn)略技術(shù)部牽頭,全面組織開展制度流程梳理、優(yōu)化提升工作,以實(shí)現(xiàn)對(duì)流程的全生命周期管理。

二) 項(xiàng)目初始準(zhǔn)備階段

為了更好地實(shí)現(xiàn)流程的全生命周期管理,公司按照集團(tuán)公司要求,制定了《流程文件管理制度》,并于信息化平臺(tái)發(fā)布生效。

(三) 流程管理方案具體步驟

首先,采取標(biāo)桿對(duì)標(biāo)方式,結(jié)合日常工作分析、管理提升的自我診斷、流程分析及公司一體化制度流程管理審計(jì)等,對(duì)流程現(xiàn)狀進(jìn)行系統(tǒng)診斷與分析后提出流程設(shè)計(jì)需求,開展流程設(shè)計(jì)工作;

其次,戰(zhàn)略技術(shù)部牽頭組織各部門管理人員進(jìn)行相關(guān)流程初評(píng)審,識(shí)別存在偏差的流程,予以修改后,再次評(píng)審,核實(shí)大致無誤后,流程決策審批并發(fā)布;

再次,就發(fā)布的流程進(jìn)行相關(guān)人員培訓(xùn),了解熟悉相關(guān)操作流程后,通過建立和優(yōu)化流程文件IT管理平臺(tái),實(shí)施執(zhí)行、評(píng)估和常態(tài)化的流程管理審計(jì)工作,使流程管理工作得以認(rèn)真執(zhí)行,全面實(shí)施;

再次,在運(yùn)行流程過程中,各部門管理人員對(duì)流程進(jìn)行有效的監(jiān)控與評(píng)估,全員識(shí)別與工作實(shí)際不符或不暢的地方,共同制定流程梳理優(yōu)化的實(shí)施方案,組織開展流程規(guī)劃、流程分析和流程優(yōu)化工作;

最后,完成流程匯編工作,將流程形成整個(gè)企業(yè)的體系制度,指導(dǎo)企業(yè)日常工作。

(四) 流程的全生命周期管理實(shí)施成果

某公司在流程的全生命周期管理實(shí)施的過程中,取得了以下成果:

公司本部原有流程總計(jì)為595份,經(jīng)整合優(yōu)化后合并了33份,修訂優(yōu)化了382份,新建了45 份,刪減了19份,優(yōu)化了省公司的核心流程2份;

公司戰(zhàn)略技術(shù)部完成了《公司流程匯編》的編制和出版工作;

實(shí)現(xiàn)流程信息化平臺(tái)的優(yōu)化與改造。戰(zhàn)略技術(shù)部收集了各部門的“信息化平臺(tái)優(yōu)化改造需求”,經(jīng)反復(fù)溝通、確認(rèn)和初步測(cè)試,流程平臺(tái)優(yōu)化功能上線使用。

結(jié)語

流程的全生命周期管理,可為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航,是企業(yè)管理中重要且長(zhǎng)期的任務(wù),需要持之以恒地推行。

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