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甘特圖的3種制作方法,簡單高效還能自動(dòng)更新,附模板,轉(zhuǎn)發(fā)(自動(dòng)更新甘特圖制作步驟)

文 | 明哥,前麥肯錫戰(zhàn)略咨詢顧問,埃森哲管理咨詢顧問,一個(gè)喜歡用思維導(dǎo)圖架構(gòu)PPT的老司機(jī),職場技能,掰開揉碎、說給您聽,歡迎關(guān)注我的頭條號@思維導(dǎo)圖PPT肖老師,一起共同精進(jìn)、成為職場精英。

做過項(xiàng)目管理的都知道,項(xiàng)目管理的第一步就是制作項(xiàng)目計(jì)劃,以便對項(xiàng)目進(jìn)度和問題進(jìn)行及時(shí)跟蹤,同時(shí)方便公司領(lǐng)導(dǎo)和客戶匯報(bào)。

不少人做項(xiàng)目計(jì)劃,喜歡用Project,工具雖好,但很多人尤其是領(lǐng)導(dǎo)和客戶,幾乎沒多少人會(huì)安裝這個(gè)軟件的,因此,還得想其他方法。

今天分享3種我常用的甘特圖制作方法,你可以根據(jù)喜好和條件來選擇,3種方法都是比較簡單高效的,后2種會(huì)自動(dòng)更新數(shù)據(jù),文末附Excel模板,拿來就可以套用!

第一種,用PPT制作甘特圖,優(yōu)點(diǎn)在于可以自由調(diào)整顏色、位置、大小等,不足之處在于純手工制作,比較消耗精力。

第二種,用思維導(dǎo)圖制作甘特圖,優(yōu)點(diǎn)在于項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度、資源要求等都在一張圖上,圖形化效果好,如下圖所示,不足之處在于不是每個(gè)人都會(huì)用思維導(dǎo)圖。

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第三種,用Excel制作作甘特圖,優(yōu)點(diǎn)在于以自由調(diào)整顏色和圖形,數(shù)據(jù)自動(dòng)更新,圖形化效果好,不足之處在于需要使用Excel函數(shù),但可以通過套用模板來解決,有需要模板文件的,可以到文末獲取

一、用PPT制作甘特圖

這個(gè)方法是最簡單也是最復(fù)雜的方法,只要懂PPT基礎(chǔ)操作就可以,如果要給客戶的大領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),我一般都會(huì)用PPT來制作甘特圖,一方面是我們都會(huì)收集一些又漂亮又高大上的模板,另一方面,可以添加容易內(nèi)容,任意調(diào)整位置、風(fēng)格等,如下圖所示,這是埃森哲公司常用的PPT甘特圖模板。

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這個(gè)甘特圖模板包括2部分,高階框架部分(High Level),相當(dāng)于總體計(jì)劃,一般以大的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑、Deadline等作為跟蹤點(diǎn),如下圖:

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詳細(xì)計(jì)劃部分(Detail),一般針對某個(gè)里程碑都要做詳細(xì)計(jì)劃,以周為單位安排計(jì)劃。

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二、用思維導(dǎo)圖制作甘特圖

這個(gè)是我最推薦的制作方式,打開思維導(dǎo)圖軟件,在“任務(wù)”菜單下,找到“甘特圖”即可,如下圖所示,思維導(dǎo)圖版本的甘特圖,除了甘特圖的基本特性外,還非常容易體現(xiàn)思維導(dǎo)圖的樹形結(jié)構(gòu)效果,可以通過思維導(dǎo)圖拆分子任務(wù),可以針對某個(gè)子任務(wù)安排資源和時(shí)間計(jì)劃,可以在思維導(dǎo)圖上圖形化展示子任務(wù)的完成情況等等。

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思維導(dǎo)圖甘特圖,更方便展示任務(wù)的優(yōu)先級和完成進(jìn)度,圖形化效果好,尤其是在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)度時(shí),一目了然且層層展開。

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思維導(dǎo)圖甘特圖,更方便了解項(xiàng)目資源的配置情況,并且將項(xiàng)目資源和完成情況、存在的問題和改進(jìn)措施,以圖形化的方式來表達(dá),尤其是討論問題和進(jìn)度是,非常利于針對進(jìn)度問題、資源問題等展開頭腦風(fēng)暴,便于問題得到及時(shí)的跟蹤和處理。

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思維導(dǎo)圖甘特圖,還可以針對各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行特殊化處置,比如標(biāo)記顏色,添加圖片等,這樣在導(dǎo)圖上更容易吸引注意。

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三、用Excel制作作甘特圖

用Excel制作甘特圖,難度稍微大一些,也沒有思維導(dǎo)圖和PPT那樣靈活,但好處在于數(shù)據(jù)可以自動(dòng)更新,雖然不是每個(gè)人都會(huì)用思維導(dǎo)圖,但Excel,職場人士都會(huì)用,因?yàn)楹竺嫣峁┝四0?,這里這提醒和解釋幾點(diǎn)關(guān)鍵事項(xiàng):

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1、解決圖形方塊的關(guān)鍵點(diǎn)在于字體要選擇“Playbill”,另外,使用REPT(" ",B3-MIN(B$3:B$14))&REPT("|",D3*3.5)來生成圖形化方塊。

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2、在E列中,輸入“=CONCAT(REPT(" ",B3-MIN(B$3:B$14))&REPT("|",D3*3.5)," ",D3)”,CONCAT的目的是將工時(shí)的“天數(shù)”展示在甘特圖上。

3、使用模板時(shí),唯一要修改的地方就是修改工作任務(wù)和開始、結(jié)束時(shí)間,搞定。

4、模板獲取方法:點(diǎn)贊 轉(zhuǎn)發(fā)后,私發(fā)“2403”。


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