合同歸檔管理制度
1.目的
為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)集團(tuán)各類合同歸檔管理，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。
2.適用范圍
適用于集團(tuán)（含集團(tuán)下屬各分/子公司）各類合同的管理。
3.職責(zé)
3.1 人力資源部是本制度制定的責(zé)任部門；
3.2 總裁辦是本制度執(zhí)行的監(jiān)督部門；
3.3 各部門是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門。
4.分類管理（詳見下表）
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合同類別 | 管理部門 | 備注 | |
原件 | 復(fù)印件及掃描件 | ||
業(yè)務(wù)類 | 行政部 | 行政部、合同簽訂部門 | 合同最好一式三份以上，簽訂部門保留一份 |
技術(shù)類 | 行政部 | 行政部、技術(shù)部 | |
財(cái)務(wù)類 | 財(cái)務(wù)部 | 計(jì)劃財(cái)務(wù)部、合同簽訂部門 | |
人事類 | 人力資源部 | —— | 分/子公司保留原件，集團(tuán)人力資源部保留復(fù)印件 |
其他 | 行政部 | 合同簽訂部門 | 合同最好一式三份以上，簽訂部門保留一份 |
注：各類合同（除勞動(dòng)合同）的簽訂部門都必須傳一份掃描件至法務(wù)部分類存檔。 | |||
5.歸檔管理
5.1各部門指定專人進(jìn)行合同歸檔管理，各類合同經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門進(jìn)行復(fù)印、掃描，原件（包括：《文件處理單》及相關(guān)附件）送至原件保管部門進(jìn)行存檔保管，復(fù)印件、掃描件由合同簽訂部門自行保管（如有多余原件，合同簽訂部門自行保管一份）；
5.2原件保管部門收到合同原件后，對(duì)合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔
歸檔管理；
5.3電子歸檔處理完后，對(duì)合同原件進(jìn)行紙檔分類保存，并建立查詢目錄；
5.4市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)中心（含分/子公司）的各類合同（非人事類），商務(wù)管理部
必須統(tǒng)一保管一份復(fù)印件及掃描件。
6.借閱管理
6.1合同查詢先從部門內(nèi)部進(jìn)行查詢，如無(wú)法查詢，再到原件保管部門進(jìn)行
查詢（此條作為部門文件管理績(jī)效考核的參考數(shù)據(jù)之一）；
6.2如需查詢或使用原件，需填寫《合同借閱申請(qǐng)單》（詳見附件：《合同
借閱申請(qǐng)單》）。
7.交接管理
7.1各部門合同管理人因辭職或異動(dòng)，需由部門負(fù)責(zé)人另指定專人進(jìn)行合同管理交接（包括：紙檔、電子檔），交接時(shí)需列《合同交接清單》；
7.2辭職或異動(dòng)手續(xù)辦理時(shí)，人力資源部需審核是否有附有《合同交接清單》8.本制度由人力資源部制定，于2016年04月21日生效。
附件：《合同借閱申請(qǐng)單》
合同借閱申請(qǐng)單
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申請(qǐng)部門 | 申請(qǐng)人 | ||
借閱目的 | |||
借閱日期 | 歸還日期 | ||
部門負(fù)責(zé)人 | 分管領(lǐng)導(dǎo) | ||
注：1.此申請(qǐng)單由合同借出部門存檔；
2.合同借閱歸還后此單交還借閱人；
3.如到期還未歸還的，出借部門需與借閱人再次確認(rèn)歸還日期。
合同借閱申請(qǐng)單
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申請(qǐng)部門 | 申請(qǐng)人 | ||
借閱目的 | |||
借閱日期 | 歸還日期 | ||
部門負(fù)責(zé)人 | 分管領(lǐng)導(dǎo) | ||
注：1.此申請(qǐng)單由合同借出部門存檔；
2.合同借閱歸還后此單交還借閱人；
3.如到期還未歸還的，出借部門需與借閱人再次確認(rèn)歸還日期。
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