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合同歸檔管理制度(合同歸檔管理制度及流程)

合同歸檔管理制度

1.目的

為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)集團(tuán)各類合同歸檔管理,避免遺失,便于查詢,統(tǒng)一歸檔,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于集團(tuán)(含集團(tuán)下屬各分/子公司)各類合同的管理。

3.職責(zé)

3.1 人力資源部是本制度制定的責(zé)任部門;

3.2 總裁辦是本制度執(zhí)行的監(jiān)督部門;

3.3 各部門是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門。

4.分類管理(詳見下表)

合同類別

管理部門

備注

原件

復(fù)印件及掃描件

業(yè)務(wù)類

行政部

行政部、合同簽訂部門

合同最好一式三份以上,簽訂部門保留一份

技術(shù)類

行政部

行政部、技術(shù)部

財(cái)務(wù)類

財(cái)務(wù)部

計(jì)劃財(cái)務(wù)部、合同簽訂部門

人事類

人力資源部

——

分/子公司保留原件,集團(tuán)人力資源部保留復(fù)印件

其他

行政部

合同簽訂部門

合同最好一式三份以上,簽訂部門保留一份

注:各類合同(除勞動(dòng)合同)的簽訂部門都必須傳一份掃描件至法務(wù)部分類存檔。

5.歸檔管理

5.1各部門指定專人進(jìn)行合同歸檔管理,各類合同經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后,合同簽訂部門進(jìn)行復(fù)印、掃描,原件(包括:《文件處理單》及相關(guān)附件)送至原件保管部門進(jìn)行存檔保管,復(fù)印件、掃描件由合同簽訂部門自行保管(如有多余原件,合同簽訂部門自行保管一份);

5.2原件保管部門收到合同原件后,對(duì)合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔

歸檔管理;

5.3電子歸檔處理完后,對(duì)合同原件進(jìn)行紙檔分類保存,并建立查詢目錄;

5.4市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)中心(含分/子公司)的各類合同(非人事類),商務(wù)管理部

必須統(tǒng)一保管一份復(fù)印件及掃描件。

6.借閱管理

6.1合同查詢先從部門內(nèi)部進(jìn)行查詢,如無(wú)法查詢,再到原件保管部門進(jìn)行

查詢(此條作為部門文件管理績(jī)效考核的參考數(shù)據(jù)之一);

6.2如需查詢或使用原件,需填寫《合同借閱申請(qǐng)單》(詳見附件:《合同

借閱申請(qǐng)單》)。

7.交接管理

7.1各部門合同管理人因辭職或異動(dòng),需由部門負(fù)責(zé)人另指定專人進(jìn)行合同管理交接(包括:紙檔、電子檔),交接時(shí)需列《合同交接清單》;

7.2辭職或異動(dòng)手續(xù)辦理時(shí),人力資源部需審核是否有附有《合同交接清單》8.本制度由人力資源部制定,于2016年04月21日生效。

附件:《合同借閱申請(qǐng)單》

合同借閱申請(qǐng)單

申請(qǐng)部門

申請(qǐng)人

借閱目的

借閱日期

歸還日期

部門負(fù)責(zé)人

分管領(lǐng)導(dǎo)

注:1.此申請(qǐng)單由合同借出部門存檔;

2.合同借閱歸還后此單交還借閱人;

3.如到期還未歸還的,出借部門需與借閱人再次確認(rèn)歸還日期。

合同借閱申請(qǐng)單

申請(qǐng)部門

申請(qǐng)人

借閱目的

借閱日期

歸還日期

部門負(fù)責(zé)人

分管領(lǐng)導(dǎo)

注:1.此申請(qǐng)單由合同借出部門存檔;

2.合同借閱歸還后此單交還借閱人;

3.如到期還未歸還的,出借部門需與借閱人再次確認(rèn)歸還日期。

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