卷首語
P6進(jìn)度管理軟件理念與PMBOK完全吻合。
P6數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
承包商為建筑制定計(jì)劃時(shí)的首要步驟之一就是奠基。利用P6來構(gòu)建造項(xiàng)目也莫不如此。數(shù)據(jù)分層結(jié)構(gòu)是添加實(shí)際項(xiàng)目數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。建議按以下方式設(shè)置數(shù)據(jù)分層結(jié)構(gòu)的順序：
設(shè)置組織分解結(jié)構(gòu)(OBS)，即按角色或個(gè)體對(duì)公司管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行層次安排。
設(shè)立企業(yè)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)(EPS)，它識(shí)別整個(gè)公司內(nèi)項(xiàng)目的分層結(jié)構(gòu)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)些項(xiàng)目的組織和管理。
建立一個(gè)資源分層結(jié)構(gòu)，使其反映組織資源結(jié)構(gòu)并支持將這些資源分配到作業(yè)。
給各個(gè)項(xiàng)目設(shè)立工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，即項(xiàng)目持續(xù)期間由項(xiàng)目產(chǎn)生的產(chǎn)品和服務(wù)的層次安排。
項(xiàng)目控制協(xié)調(diào)員協(xié)同運(yùn)行主管和項(xiàng)目群/項(xiàng)目經(jīng)理，一起構(gòu)建OBS和EPS分層結(jié)構(gòu)。首先設(shè)立OBS，可在構(gòu)建EPS時(shí)將責(zé)任人與其在EPS中所負(fù)責(zé)的節(jié)點(diǎn)或項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來。用戶對(duì)EPS節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目的訪問與優(yōu)先權(quán)也是通過負(fù)責(zé)的OBS實(shí)現(xiàn)的。因此，可以提前在該流程中確定監(jiān)控項(xiàng)目參與者數(shù)據(jù)訪問的安全概況。
確定OBS后，則可設(shè)立EPS。EPS可包含多個(gè)根結(jié)點(diǎn)，可用于組合特殊類型的項(xiàng)目，例如：項(xiàng)目模板或高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目。在各個(gè)根結(jié)點(diǎn)內(nèi)，還可以將EPS進(jìn)一步細(xì)分為多個(gè)EPS節(jié)點(diǎn)，例如：基本建設(shè)項(xiàng)目和制造業(yè)項(xiàng)目，來劃分模板項(xiàng)目的類型。
WBS為組織中的獨(dú)立項(xiàng)目充當(dāng)EPS延伸。WBS通過WBS元素的分層結(jié)構(gòu)組織和控制項(xiàng)目與作業(yè)信息。建立項(xiàng)目時(shí)，P6將自動(dòng)建立WBS元素分層結(jié)構(gòu)，其層次和名稱與項(xiàng)目相同。在向EPS添加任何項(xiàng)目之前，可以在較高層次為WBS設(shè)立預(yù)期的項(xiàng)目日期、預(yù)算和支出計(jì)劃，以指示開始工作的時(shí)間、預(yù)算額度和每月支出。此外，還可將為WBS元素所設(shè)立的預(yù)定預(yù)算額度和經(jīng)費(fèi)信息，應(yīng)用于其項(xiàng)目與作業(yè)對(duì)象。
以下示例用于說明OBS、EPS、WBS結(jié)構(gòu)在EPS一個(gè)分支中的相互聯(lián)系。
在應(yīng)用P6安排項(xiàng)目計(jì)劃之前，團(tuán)隊(duì)成員們及其他參加者應(yīng)了解項(xiàng)目管理的流程，以及有助于順利應(yīng)用支持公司任務(wù)的P6的相關(guān)建議。
如果您開車去一個(gè)從未到過的地方，在沒有行車指南或地圖的情況下，您會(huì)冒然上車嗎？很可能不會(huì)。您可能會(huì)花些時(shí)間來計(jì)劃行程，考慮備用路線，并估算到達(dá)時(shí)間。在啟程之前計(jì)劃行程將使您的旅途更順利。而且，即使在路途中遇到障礙或交通延遲，您已經(jīng)掌握了備用路線來順利抵達(dá)目的地。
項(xiàng)目管理遵循相同的方法和目的—要實(shí)現(xiàn)每個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)，就需要未雨綢繆。當(dāng)今公司世界，良好項(xiàng)目管理不再可有可無。而是幫助公司緊跟并實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵工具。
簡而言之，項(xiàng)目管理是在時(shí)間、預(yù)算、人員配備等的約束條件下達(dá)成既定目標(biāo)的流程。它能使您最充分的利用現(xiàn)有資源。資源包括
■人員
■材料
■資金
■設(shè)備
■信息
■設(shè)施
■角色
多個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目組合管理可分解成以上全部變量，讓項(xiàng)目經(jīng)理和公司主管能清楚地看到各項(xiàng)目資源的使用對(duì)其他項(xiàng)目產(chǎn)生的影響。
項(xiàng)目管理流程遵循以下三個(gè)重要原則：
■計(jì)劃
■控制
■管理
計(jì)劃項(xiàng)目
項(xiàng)目管理的第一步就是定義項(xiàng)目。
1工作范圍是什么？項(xiàng)目由哪些作業(yè)組成？它們之間的邏輯關(guān)系如何？還要識(shí)別重要里程碑來幫助監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展。
2項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間為多長？項(xiàng)目的開始和結(jié)束時(shí)間分別是何時(shí)?
3項(xiàng)目可用的資源有哪些？考慮除了勞動(dòng)力以外，還需要哪些類型的資源。
4各人負(fù)責(zé)哪項(xiàng)任務(wù)？確定勞動(dòng)力資源及其可用工時(shí)，是構(gòu)建成功項(xiàng)目的一個(gè)要素。還需要計(jì)劃停工期和假日，并確定各類型人員的工作日歷。
5項(xiàng)目的費(fèi)用為多少？各種資源的總支出分別為多少?項(xiàng)目是否有隱形費(fèi)用？
6預(yù)算為多少？事先確定項(xiàng)目的預(yù)算將有助于監(jiān)控可能的費(fèi)用超支。
這些問題的答案將構(gòu)成項(xiàng)目的框架。
項(xiàng)目控制
建立項(xiàng)目并作出預(yù)算后，可以將這些初始計(jì)劃保存為目標(biāo)項(xiàng)目或目標(biāo)計(jì)劃，以幫助項(xiàng)目控制。隨著計(jì)劃的變更，目標(biāo)項(xiàng)目能提供固定的參照點(diǎn)。這允許將當(dāng)前計(jì)劃與初始計(jì)劃進(jìn)行比較，識(shí)別重大變更并制定應(yīng)急計(jì)劃。
您將控制項(xiàng)目朝正確的方向推進(jìn)。您可能需要跟蹤工作計(jì)劃和費(fèi)用，將其與目標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行比較，并建議需采取的措施。
有效的項(xiàng)目控制將產(chǎn)生豐厚的回報(bào)。它可以密切關(guān)注可能發(fā)生的問題，以防這些問題產(chǎn)生重大后果。它可供項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和高級(jí)管理人員基于現(xiàn)實(shí)的計(jì)劃來查看費(fèi)用和計(jì)劃框架。
管理項(xiàng)目
項(xiàng)目經(jīng)理自始至終負(fù)責(zé)指導(dǎo)項(xiàng)目流程。稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)有多重身份，在不同的時(shí)間分別充當(dāng)激勵(lì)者、傳達(dá)員、協(xié)調(diào)員和顧問。在控制項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)，應(yīng)該負(fù)責(zé)讓團(tuán)隊(duì)了解計(jì)劃的變更及可能的后果。在很多方面，您都是項(xiàng)目的代言人，確保您的項(xiàng)目組織履行自己的責(zé)任以期取得最佳成果。
成為高效的項(xiàng)目經(jīng)理，還要求在更新項(xiàng)目時(shí)保持一致性。選擇單周或雙周的某天定期更新項(xiàng)目。該定期更新將包括更新以下進(jìn)展：
■作業(yè)的開始或結(jié)束日期
■資源使用日期
■資源價(jià)格變更
確定更新、進(jìn)度計(jì)算程序以及報(bào)表進(jìn)展的標(biāo)準(zhǔn)政策。
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