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高效會議如何進行?攸信賦予會議管理全新智能體驗(有效的會議管理)

會議管理如何助力組織增值提效?攸信全方位解析會議管理技巧,為組織會議管理提供了新的變革方向。

高效會議如何進行?攸信賦予會議管理全新智能體驗(有效的會議管理)

會議管理技巧一:如何科學管控會議室資源?精準調(diào)配會議資源?

通過調(diào)查顯示,90%的企業(yè)會議室資源使用浪費情況嚴重。浪費情況主要體現(xiàn)在幾大維度:在時間維度上,大型企業(yè)具備充足的會議資源,但面向幾百上千人同時提出的會議需求,如何協(xié)調(diào)?怎么滿足組織內(nèi)部的“并發(fā)”需求?僅依靠人工管理,實在是無法在同一時間匯總所有人的“會議需求”,因此在安排會議時間和會議室資源時,資源協(xié)調(diào)難度大,資源管控難以到位;在空間維度上,無論是通過人工管理還是借助單一系統(tǒng)管理,也很容易出現(xiàn)預約了會議室資源,卻難以面向突發(fā)情況靈活變通,如何去管理會議室資源?;在人員維度上,依靠專人專職負責會議室的管控、協(xié)調(diào)會議資源,給行政管理提出了更高的要求,不僅增加了人員的工作負荷,更是難以全方位管控好會議資源。

有了攸信AEES會議管理系統(tǒng),即使是跨不同時區(qū)和地點,對員工和管理人員來說,復雜的預訂也變得易于管理和查看,只需要通過電腦或手機幾秒內(nèi)搞定。會議室和人員狀態(tài)更是可實時更新,助力高效預定會議,外設看板進行實時交互,智化會議全流程管理,呈現(xiàn)會議數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表,實現(xiàn)全流程的數(shù)字化管控。

高效會議如何進行?攸信賦予會議管理全新智能體驗(有效的會議管理)

會議管理技巧二:會議創(chuàng)建前如何高效查詢會議室占用情況?

目前很多大中型企業(yè)均采用人工手動方式管理各會議室的日常使用,分配和查詢各會議室的使用情況,效率低下,難以對各樓層的會議室空閑、預定情況、會議室各種資源狀態(tài)、后勤保障等都做到了如指掌。

攸信AEES會議管理系統(tǒng),通過直觀友好的移動端 web端雙端應用,隨時隨地查找會議室占用情況,便于人員進行會議的高效管理預訂,會議室鎖定與占用,并可通過面板清楚展現(xiàn)會議資源使用情況,,避免會議室沖突,實現(xiàn)會議資源的科學使用。

高效會議如何進行?攸信賦予會議管理全新智能體驗(有效的會議管理)

會議管理技巧三:參會人員如何全面管控?

沒有數(shù)字化管控的助力,會議管理流程中對于會議人員的管控通常使用人工登記的方式,既容易出現(xiàn)登記誤差也難以實現(xiàn)參會人員的身份認證,更是難以對后續(xù)的數(shù)據(jù)進行加統(tǒng)計分析,導致會議的效用在源頭上就受到了阻礙。

攸信AEES會議管理采用二維碼簽到方式,告別紙質(zhì)簽到表格,數(shù)據(jù)實時自動統(tǒng)計可追溯,無需等候可多人同時掃碼簽到,便于參會人員有效協(xié)作、配合流暢,省心、省時、省力。對參會人員二維碼簽到信息進行后臺的統(tǒng)計查詢及數(shù)據(jù)的導出,有效管控和記錄,對人員出席情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析系統(tǒng)可實時自動生成,降低差錯率,參會者出席情況系統(tǒng)可追溯。

高效會議如何進行?攸信賦予會議管理全新智能體驗(有效的會議管理)

會議管理技巧四:會后記錄如何追溯?

傳統(tǒng)會議紀要模式,由專人負責記錄會議要點,由于記錄者對于會議討論內(nèi)容以及相應業(yè)務了解不清楚,容易造成會議重點遺漏以及相應會議要點表意不清的情況,更是在同一時間難以兼顧多個維度的會議紀要展示內(nèi)容呈現(xiàn)。

攸信AEES會議管理集成集成任務和知識庫,鏈接會議紀要至企業(yè)知識庫,支持多人在線編輯,確保會議內(nèi)容全覆蓋,沉淀每一次會議成果至企業(yè)知識庫,便于后續(xù)會議任務的跟進以及會議重點的記錄,釋放會議價值,為后續(xù)會議增值蓄能。

高效會議如何進行?攸信賦予會議管理全新智能體驗(有效的會議管理)

未來,攸信AEES會議管理將持續(xù)借助數(shù)字化平臺優(yōu)勢和技術力量,賦能更多企業(yè),通過信息化手段固化企業(yè)會議的會議通知、會中匯報、會議決策等管理業(yè)務,通過與公文管理、會議室管理、任務管理等功能集成實現(xiàn)會前、會中、會后及決策支持的全流程一體化管理,簡化會議流程,智化會議環(huán)節(jié),打造高效無紙化的會議管理模式。

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