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辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

最近有朋友說自己公司的裝修項目很怕延期,

想問下貍辦公這邊怎么處理?

這不就來給你們解惑解惑,

請看下文詳細(xì)解答:

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

如何能夠按時按質(zhì)完成施工場地?

這個靈魂拷問,

也藏著行政推進(jìn)辦公室裝修經(jīng)常要面對的延期難題。

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

如何避免辦公室裝修延期的問題?


今天我們以中小型公司辦公室裝修流程來聊一聊。


辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師1.籌備期

在正式進(jìn)場施工之前,
行政對于流程的掌控,
有利于助力后期施工節(jié)點按時完成

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

制作時間進(jìn)度表


辦公室裝修繁瑣且涉及主體多樣(政府、供應(yīng)商、物業(yè)等)


這個時候詳細(xì)的流程時間表就可以應(yīng)對突發(fā)狀況,避免延誤各個節(jié)點的進(jìn)度,是順利完成裝修的保證

將裝修事項分割成細(xì)快,利用倒推法來確定每個細(xì)塊事項執(zhí)行的時間計劃,將執(zhí)行的重點日期標(biāo)

紅,就可以梳理出一份非常清晰的流程執(zhí)行計劃表了。

涉及到施工的細(xì)致流程,可交由施工方來提供補(bǔ)充。

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

前期準(zhǔn)備充分

工期延誤無非以下幾點原因:

辦證時間長:消防審批、物業(yè)進(jìn)場許可證辦理時間過長;

方案頻改:在開始施工后頻繁修改設(shè)計方案;

溝通協(xié)調(diào)不到位:與供應(yīng)商之間的協(xié)調(diào)不到位等;

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

而避免以上問題:

行政需要對當(dāng)?shù)亟ㄖb修工程審批制度有清楚的認(rèn)知,譬如上海實行分類審批。

根據(jù)資金來源、工程類別、土地獲得方式、技術(shù)難度和風(fēng)險控制等因素,上海市工程建設(shè)項目按政府投資項目、企業(yè)投資項目分為兩大類,實行差別化管理,進(jìn)行分類審批,在原有審批流程和審批時間上進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

優(yōu)化審批階段。將工程建設(shè)項目審批的基本流程劃分為立項用地規(guī)劃許可、工程建設(shè)許可、施工許可、竣工驗收等四個審批階段。

為避免設(shè)計方案反復(fù)修改,前期的需求盡調(diào)尤其是老板的需求應(yīng)該盡量征集全面而精確;

與總包、分包供應(yīng)商的溝通、招采需求等盡量前置

加速措施:

行政還可以在整體計劃進(jìn)度表中預(yù)先保留一些可以通過設(shè)計優(yōu)化或者其他措施來加快整體進(jìn)度的計劃。

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師施工期

進(jìn)入施工期,行政在時間管理上發(fā)揮的重要作用,是督促和溝通。
督促施工方按照計劃節(jié)點來完成進(jìn)度,比如每天項目進(jìn)度,每周完成進(jìn)度,如果延期怎么解決問題

監(jiān)理協(xié)調(diào),多節(jié)點驗收,確保質(zhì)量過關(guān)減少返修過程

如遇上令下必行的修改,先與上級溝通改動的深層原因,是否有替代方案來進(jìn)行解決,同時多與施工方、供應(yīng)商溝通,商討如何能盡量減少對工期影響的方案。
辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師竣工期

籌備期和施工期的管理如果還是沒能解決延期的問題,面臨迫在眉睫的交付期,行政還可以通過以下方式來「挽救」一下。
a、降低完成度;基于不影響報批驗收的情況下,可以將部分項目稍稍延后,留待后期完成;

b、加快報批驗收進(jìn)度;與合作方做好工程配合,提前準(zhǔn)備好申報材料,做好現(xiàn)場接待;

c、和物業(yè)溝通提前進(jìn)場;這也是考驗行政溝通能力的時候。

PS重點提醒: 為了避免各種不可控原因造成工程延期,導(dǎo)致辦公室的確無法按時交付,還建議行政在時間控制上,一定要給自己預(yù)留一定的緩沖期,有備無患。

辦公室裝修老延期?看行政如何成為時間管理大師

裝修一次脫層皮,概因公裝涉及方多,突發(fā)狀況也多。

行政唯有做好完善的計劃安排,保留機(jī)動的變通時間,預(yù)設(shè)妥善的應(yīng)對計劃,用遠(yuǎn)見和細(xì)致才能做好公裝項目的時間管理。

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