檔案管理工作指引
為了規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理效率，公司制定以下檔案管理工作指引：
一、檔案管理范圍
公司檔案管理范圍包括員工檔案、供應(yīng)商檔案、客戶檔案、合同檔案等。
二、檔案收集
1.員工檔案：員工入職時需要填寫個人檔案，并在入職一個月內(nèi)由人力資源部門進(jìn)行收集。
2.供應(yīng)商檔案：供應(yīng)商在入職時需要填寫個人檔案，并在入職一個月內(nèi)由采購部門進(jìn)行收集。
3.客戶檔案：客戶在下單時需要填寫個人檔案，并在下單后的一個月內(nèi)由銷售部門進(jìn)行收集。
4.合同檔案：合同在簽署時需要填寫個人檔案，并在簽署后的一個月內(nèi)由合同管理部門進(jìn)行收集。
三、檔案整理
1.員工檔案：在收集完成后，由人力資源部門進(jìn)行整理，并歸檔至公司檔案室。
2.供應(yīng)商檔案：在收集完成后，由采購部門進(jìn)行整理，并歸檔至公司檔案室。
3.客戶檔案：在收集完成后，由銷售部門進(jìn)行整理，并歸檔至公司檔案室。
4.合同檔案：在收集完成后，由合同管理部門進(jìn)行整理，并歸檔至公司檔案室。
5.其他檔案：根據(jù)公司需要，由相關(guān)管理部門進(jìn)行整理，并歸檔至公司檔案室。
四、檔案存儲
1.員工檔案：存儲在公司的檔案室，實(shí)行定期備份。
2.供應(yīng)商檔案：存儲在公司的檔案室，實(shí)行定期備份。
3.客戶檔案：存儲在公司的檔案室，實(shí)行定期備份。
4.合同檔案：存儲在公司的檔案室，實(shí)行定期備份。
5.其他檔案：根據(jù)公司需要，由相關(guān)管理部門進(jìn)行定期備份。
六、檔案查詢
1.員工檔案：由人力資源部門提供員工檔案查詢服務(wù)。
2.供應(yīng)商檔案：由采購部門提供供應(yīng)商檔案查詢服務(wù)。
3.客戶檔案：由銷售部門提供客戶檔案查詢服務(wù)。
4.合同檔案：由合同管理部門提供合同檔案查詢服務(wù)。
5.其他檔案：根據(jù)公司需要，由相關(guān)管理部門提供檔案查詢服務(wù)。
七、檔案管理安全
1.公司對檔案管理實(shí)行嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。
2.員工在處理檔案時，應(yīng)當(dāng)遵守保密原則，不得將檔案泄露給第三方。
3.公司在處理檔案時，應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。
以上為公司檔案管理工作指引，望全體員工遵守。
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