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檔案管理工作指引

檔案管理工作指引

為了規(guī)范檔案管理工作,提高檔案管理效率,公司制定以下檔案管理工作指引:

一、檔案管理范圍

公司檔案管理范圍包括員工檔案、供應(yīng)商檔案、客戶檔案、合同檔案等。

二、檔案收集

1.員工檔案:員工入職時需要填寫個人檔案,并在入職一個月內(nèi)由人力資源部門進(jìn)行收集。

2.供應(yīng)商檔案:供應(yīng)商在入職時需要填寫個人檔案,并在入職一個月內(nèi)由采購部門進(jìn)行收集。

3.客戶檔案:客戶在下單時需要填寫個人檔案,并在下單后的一個月內(nèi)由銷售部門進(jìn)行收集。

4.合同檔案:合同在簽署時需要填寫個人檔案,并在簽署后的一個月內(nèi)由合同管理部門進(jìn)行收集。

三、檔案整理

1.員工檔案:在收集完成后,由人力資源部門進(jìn)行整理,并歸檔至公司檔案室。

2.供應(yīng)商檔案:在收集完成后,由采購部門進(jìn)行整理,并歸檔至公司檔案室。

3.客戶檔案:在收集完成后,由銷售部門進(jìn)行整理,并歸檔至公司檔案室。

4.合同檔案:在收集完成后,由合同管理部門進(jìn)行整理,并歸檔至公司檔案室。

5.其他檔案:根據(jù)公司需要,由相關(guān)管理部門進(jìn)行整理,并歸檔至公司檔案室。

四、檔案存儲

1.員工檔案:存儲在公司的檔案室,實(shí)行定期備份。

2.供應(yīng)商檔案:存儲在公司的檔案室,實(shí)行定期備份。

3.客戶檔案:存儲在公司的檔案室,實(shí)行定期備份。

4.合同檔案:存儲在公司的檔案室,實(shí)行定期備份。

5.其他檔案:根據(jù)公司需要,由相關(guān)管理部門進(jìn)行定期備份。

六、檔案查詢

1.員工檔案:由人力資源部門提供員工檔案查詢服務(wù)。

2.供應(yīng)商檔案:由采購部門提供供應(yīng)商檔案查詢服務(wù)。

3.客戶檔案:由銷售部門提供客戶檔案查詢服務(wù)。

4.合同檔案:由合同管理部門提供合同檔案查詢服務(wù)。

5.其他檔案:根據(jù)公司需要,由相關(guān)管理部門提供檔案查詢服務(wù)。

七、檔案管理安全

1.公司對檔案管理實(shí)行嚴(yán)格的安全防護(hù)措施,確保檔案的安全。

2.員工在處理檔案時,應(yīng)當(dāng)遵守保密原則,不得將檔案泄露給第三方。

3.公司在處理檔案時,應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律法規(guī),確保檔案的真實(shí)性和完整性。

以上為公司檔案管理工作指引,望全體員工遵守。

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